Lorsque vos données auront été transférées sur le serveur NAS RECHERCHE dans votre dossier “default”, deux possibilités s’offrent à vous:

Dans les deux cas, vos données “chaudes” ou “froides” devront être organisées sous forme de projets correspondant soit à un fond de financement ou bien une thématique précise.

Cette phase est divisée en plusieurs étapes décrites ci-dessous.

Nous vous recommandons dors et déjà de prendre connaissance des conditions décrites ci-dessous permettant de préserver plus tard vos données sous forme de stockage à long terme afin d’anticiper les étapes ultérieures dès le début de la création de vos dossiers de projets et le tri des données.

Nous vous recommandons de trier vos données par projet associé à un fond de recherche, à une thématique, une publication, etc…. Pour chaque projet, veuillez faire une demande d’ouverture de répertoire de projet sur le serveur NAS RECHERCHE à l’aide de l’application du Centre informatique. Lorsque les dossiers de projet demandés ont été ouverts, déplacez-y vos données triées.

Lorsque vos données ont été triées par projet, identifiez vos projets de recherche en cours (données “chaudes”) et vos projets de recherche terminés (données “froides”).

Lorsque les dossiers de projets ont été créés, vous pouvez gérer les accès des collaborateurs de votre groupe à vos données/répertoires de projet. Pour cela, vous devez utiliser l’interface de la DCSR au CI.

Charactéristiques du Long Term Storage

-Gratuité (avec sécurité et backup)

–Production obligatoire d’un Readme file (document décrivant le contenu du dataset) par dossier d’archivage TAR (5 TB max)+ organisation effective des données sous forme projet (correspondance avec un fond de financement, une thématique précise, une publication…).

-Aide dans le processus de description des données FBM UNIL et CHUV par C. Lebrand – compter au maximum 7 jours pour la prise de rdv pour aide pratique et 15 jours pour le processus de révision et d’acceptation du readme file finalisé soumis par le chercheur.

-Limitation dans le temps de la durée de stockage (au min 10 ans pour données publiées) avec extension possible (1x)

-Accès restreint (nombre d’accès aux data sur LTS limités et uniquement sur demandes)

• 1.1. Demande de Stockage long terme: Action du PI en se connectant à la home page de l’interface de la DCSR

• 1.2. Le PI demande un passage  sur bandes magnétiques LTS pour une partie de ses données en cliquant sur le bouton « faire une demande LTS (long term Storage ») » dans la liste d’actions des demandes listée sur la homepage de l’interface.

• 1.3. Pour valider votre demande de stockage à long terme (LTS) d’une partie ou de l’ensemble de vos données de recherche sur bande magnétique, veuillez cliquer sur le bouton « Envoyer » ci-dessous. Si vous avez d’ores et déjà une demande ou question particulière, vous pouvez, si vous le souhaitez, nous laisser votre(vos) commentaire(s) ci-dessous. Vous pouvez d’ore et déjà indiquée les dossiers concernés pour le stockage long terme si vous le souhaitez.

• 1.4. Ce bouton ouvre un formulaire et pré-rempli un email qui sera envoyer envoyé automatiquement à C. Lebrand via l’adresse  researchdata@unil.ch

• 1.4. Mme Lebrand Cécile prendra contact avec vous dans les 10 jours et  vous guidera lors du processus de réorganisation et de description de vos données de recherche.

2- Réorganisation des sets de données, création des readme file et nommage des sous-répertoires  à transférer pour du stockage à long term avec l’aide d’UNIRIS

-La description minimale de votre set de données pour chaque future sous répertoire TAR à archiver est assurée à travers des documents explicatifs readme file.

-Les données de recherche devront être regroupées autour d’un projet donné (correspondance avec un fond de financement, une thématique précise, une publication, des méthodes, …). Une aide initiale sous forme personnalisée sera mise à votre disposition afin de prendre connaissance du type de données à stocker et de déterminer avec vous quelle serait la meilleur stratégie d’organisation des répertoires et sous-répertoires à suivre.

2.1. Pendant ce processus, vous pourrez donner un accès temporaire à vos données stockées sur le DCSR NAS à Cécile Lebrand via l’interface de la page d’accueil et en utilisant cherchant le nom « clebrand« .

2.2. Réorganiser vos données par sous-répertoires  à archiver en sous-répertoire TAR (max 5 TB) selon les projets que vous avez définis et nettoyer/éliminer les données obsolètes.

2.3. La migration s’effectue pour chacun des sets de données ré-organisés en sous-répertoires qui donneront lieu à des sous répertoires TAR. Chaque sous-répertoire à faire migrer devra répondre à des règles de taille, de nommage et contenir un readme file à sa racine.

– Taille: La limite du volume de données par sous-répertoire TAR est de 5 TB. Ne zipper pas vos files, la DCSR s’en chargera lors du processus de migration.

– Règles de nommage des sous-répertoires TAR (Tape Archiver) dans le répertoire LTS:

• -Longueur du nom de dossier ne doit pas dépasser un maximum 40 caractères suivant les règles ci-dessous
• -Chiffres de 0-9
• -Lettres a-z
• -Lettres A-Z
• -Trait-d ’union ( – )  OK mais pas au début ni à la fin du nom du répertoire
• -Souligné ( _ )  OK mais pas au début ni à la fin du nom du répertoire
• -Pas d’espaces blancs
• -Ni caractères accentués, ni symboles-

– Règles de nommage du readme file dans chacun des répertoires TAR:

Le nom et format du fichier du fichier readme ne doit pas être modifié: « LongTermStorage_Data_Description_EN.docx »

2.4. Remplir les readme file associés à chacun des projets en conséquence en suivant les guideline établies et conseils de Mme Lebrand. Lors des premières rencontres pour chaque membre du groupe nous suggérons d’envoyer un readme file finalisé à Mme C. Lebrand avant de le généraliser.

2.5. Si vos données proviennent du dossier fbm_mov créer un ou des nouveaux projets via l’interface de la DCSR au CI qui accueillera les sous-répertoires à migrer dans un second temps définitivement sur le LTS et procéder en suivant les étapes de B à E.

2.6. Après relecture du (des) readme file (s) placés à la racine de chacun des répertoire à archiver (Compter au maximum 15 jours), si les informations sont complètes, Mme Lebrand validera directement le stockage à long terme via le dashbord de la DCSR. Ce dernier pourra exécuter le transfert effectif de vos données pour du stockage à long terme avec vos readme files intégrés à la racine de chacun des TAR archivés.

Après la réalisation du passage sur bande magnétique du dossier TAR, le répertoire LTS comprendra les éléments suivants:

• – Le TAR file sera renommé en ajoutant le préfixe « ARCHIVED* » et les informations sous-jacentes seront accessibles seulement en mode lecture (read-only).
• – Une copie du readme file « LongTermStorage_Data_Description_EN.docx » sera accessible en mode lecture.
• – Un fichier « INVENTORY_OF_ARCHIVED_FILES.txt » dans le TAR, répertoriant les fichiers archivés avec leur chemin complet, et fournissant des informations sur la procédure de récupération depuis les bandes sera associé.

Cette procédure garantit que les données archivées demeurent accessibles et facilement identifiables. L’ajout du préfixe « ARCHIVED* » permettra à UNIRIS et au chercheur de confirmer rapidement que l’archivage a été effectué en examinant simplement les noms des sous-répertoires TAR à un moment donné.

Nom du TAR file (self described) sur la bande magnétique une fois qu’il a été archivé.

Étape F -Récupération des données archivées dans les répertoire TAR de la plateforme LTS

1. 1. Effectuer la demande au moins 7 jours en avance. Demande/ticket officiel via la home page de l’interface du Ci
2. 1.1.  le PI demande la récupération d’une partie de ses données en cliquant sur le bouton  « récupérer les données depuis le LTS (stockage à long terme) » dans la liste d’actions des demandes listée sur la homepage de l’interface.

1. 1.2. Ce bouton ouvre un formulaire et pré-rempli un email qui sera envoyer envoyé automatiquement à la DCSR. Pour valider votre demande de récupération d’une partie ou de l’ensemble des données de recherche stockées sur bande magnétique (LTS), veuillez cliquer sur le bouton « Envoyer » ci-dessous. Si vous avez d’ores et déjà une demande ou question particulière, vous pouvez, si vous le souhaitez, nous laisser votre(vos) commentaire(s) ci-dessous.

1. 2. Nombre d’accès limité avec possibilité de récupérer des données stockées sur le LTS après une période de stockage sur le LTS minimale d’un mois et une fois par mois.
2. 4. Une fois la demande effectuée à la DCSR, le temps de traitement de la demande dépendra de la complexité des données à traiter.

Liste des personnes à contacter pour obtenir de l’assistance concernant:

• Utilisation du serveur NAS RECHERCHE:helpdesk@unil.ch
• Conseil pour la réorganisation des données et métadonnées pour le Stockage à long terme des données froides: C. Lebrand via l’adresse cecile.lebrand@unil.ch.

Liste des liens utiles relatifs à la migration des données de recherche

-Readme: LongTermStorage_Data_Description_EN

^– dir4-5-donnees-rech Traitement et gestion des données de recherche Art 8. Stockage des données de recherche et Art. 9 Facturation pour le stockage des données de recherche

– Formulaire de demande d’accès au serveur NAS RECHERCHE & Gestion des droits